communiceren

Starten met Instagram

Wellicht heb je wel al eens van Instagram gehoord, het meer visueel gerichte broertje van Facebook. Net als dit platform biedt Instagram je de mogelijkheid om in contact te treden met je volgers: waar je website eenrichtingsverkeer is (jij geeft info die mensen kunnen lezen), zorgen socialemediakanalen voor tweerichtingsverkeer. Het grote verschil met Facebook? Beeld is belangrijker bij Instagram, tekst wordt dat minder.


Waarom zouden we er als afdeling mee beginnen?

Instagram stelt je in staat een nieuw en ander publiek te bereiken: volgens het laatste Digimeter-onderzoek gebruikt 84% van de 16- tot 24-jarigen minstens één keer per week Instagram. Bij 25- tot 34-jarigen is dit 69%, en ook meer dan de helft van de 35- tot 44-jarigen gebruikt het platform minstens wekelijks. Met andere woorden: wil je als afdeling een nieuw publiek en jongeren gezinnen bereiken, dan loont het zeker om in te zetten op Instagram.
Bovendien biedt het je – meer dan andere kanalen – de mogelijkheid om je kwb-afdeling letterlijk in beeld te brengen. Met toffe foto’s van jullie kwb-activiteiten en bredere werking (voorbereidingen, promotie …) ziet wie jullie nog niet kent meteen wat jullie te bieden hebben. Het is met andere woorden een soort etalage van jullie kwb-afdeling.

Hoe gaan we aan de slag?

  1. Surf naar www.instagram.be of download de app op je smartphone. Ook voor het plaatsen van berichten kan je beide gebruiken.
  2. Registreer je met een emailadres en kies een wachtwoord. (Tip: het handigst is om een afdelingsmailadres aan te maken, bijvoorbeeld kwberemzichegem@gmail.com. Dan kan je het account gewoon doorgeven; als dit aan een persoonlijk mailadres verbonden is, is dat iets moeilijker.)
  3. Kies je gebruikersnaam, bijvoorbeeld kwberemzichegem.
  4. Stel een profielfoto in die duidelijk maakt wie jullie zijn.. Dit kan bijvoorbeeld het logo van je afdeling zien. Zorg ervoor dat de foto mooi binnen de cirkel past, m.a.w. dat ze volledig zichtbaar in.
  5. Schrijf een korte bio waarin je je afdeling voorstelt. Denk hierbij zeker aan de vijf w’s: wie zijn jullie, wat doen jullie, waar (en wanneer) zijn jullie actief, waarom organiseren jullie activiteiten? Wees volledig, maar ook bondig.
  6. Geef een link op. Dit kan een Facebookpagina of website zijn. Tip: zorg dat er op deze pagina of website ook echt info te vinden is, én dat de pagina leeft. Een website waar al drie jaar geen nieuw bericht meer op verschenen is, daar hebben mensen weinig aan … Voorlopig kan je op Instagram maar één link plaatsen, en ook op de linken in je Instagram-berichten kunnen mensen niet doorklikken. Je kan dit eventueel omzeilen door vanaf Instagram te linken naar een extra pagina waarop meerdere links staan. Die kan je aanmaken via bijvoorbeeld https://linktr.ee.

Extra: zakelijk vs. privéprofiel. Kies je als afdeling best voor een zakelijk of een privéprofiel? De verschillen tussen beiden zijn klein, maar bij een zakelijk profiel kan je statistieken over je pagina raadplegen, een handig extraatje.


Hoe plaats ik content?

  1. Tik op de knop.
  2. Selecteer een of meerdere foto’s.
  3. Is/zijn de foto(‘s) niet vierkant. Sleep de foto dan in het vak om te selecteren welk deel van de foto zichtbaar zal zijn. Heb je meerdere foto’s? Met de pijltjes op de foto (< en >) kan je naar de volgende of vorige foto gaan. Van alle foto’s het juiste deel geselecteerd. Klik dan op volgende.
  4. Als je wil kan je hier een filter toevoegen. Wanneer je op eentje klikt, zie je meteen welk resultaat dit geeft. Met ‘aanpassingen’ kan je handmatig enkele instellingen, zoals helderheid, contrast en vervaging, aanpassen. Uiteraard hoef je geen filters of aanpassingen te gebruiken. Klik als je klaar bent op ‘volgende’.
  5. Schrijf een korte tekst waarin je wat info geeft over de foto. Bijvoorbeeld “Meer dan 100 kinderen kwamen mee kunstwerkjes bouwen met Lego. Een succes!” of “Het springkasteel staat al recht … Bijna klaar voor onze gezinsnamiddag!” Besteed hierbij aandacht aan:
  6. Je ‘tone of voice’. Met andere woorden: zorg ervoor dat je berichtjes qua stijl consistent zijn. Gebruik je ‘u’ of je’? Hoe schrijf je de naam van je afdeling? En gebruik je emoji’s of niet? Tip: spreek zoveel mogelijk vanuit de ‘wij’- en ‘ons’-vorm; je brengt immers een boodschap vanop een pagina die de naam van je afdeling al draagt; je hoeft die in je bijschriften dus niet te vermelden.
  7. Hashtags. Binnen Instagram kunnen mensen nog steeds zoeken op hashtags. Zet er dus ook bij jullie berichten zeker enkele. Probeer ze algemeen te houden. In de posts hierboven zou je bijvoorbeeld #lego, #samenbouwen, #spelen, #gezin, #samenwerken en #familieplezier kunnen gebruiken.

Eventueel kan je ook nog een locatie toevoegen, of organisaties en mensen taggen in je bericht. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij een samenwerking.

Tip: je kan op Instagram je berichten niet aanpassen! Staat er een foutje in, dan rest er geen andere mogelijkheid dan je bericht te verwijderen en opnieuw te posten. Dubbelcheck het dus voor je op ‘Delen’ klikt.

Wat kunnen we er allemaal opzetten?

Nieuwe mensen zijn uiteraard vooral geïnteresseerd in wat je afdeling organiseert: foto’s van activiteiten dus! Maar ook wat achter de schermen gebeurt, kan leuk om te gebruiken zijn: de inkopen voor een kookavond, het inrichten van de zaal voor het Sint-feest, het ophangen van de pijlen voor een wandeling, affiches ophangen, Raak bussen … Er gebeurt veel in je afdeling, en alles is een mogelijk fotomoment! (Tip: focus op de activiteiten die nieuwe mensen kunnen bereiken, zoals gezinsactiviteiten, infoavonden of wandelingen.)
Daarnaast kan je Instagram natuurlijk ook gebruiken als promokanaal, om eens een foto uit de oude doos te delen of iemand in de kijker te zetten. Hier vind je alvast wat ideeën.

Maar vergeet vooral niet dat Instagram een VISUEEL medium is. Zorg dus voor kwalitatieve foto’s! Misschien zijn er wel leden die eens wat foto’s willen maken op een activiteit? Of vraag onze gratis afdelingsworkshop ‘Foto’s maken met je smartphone aan’. (Je vindt hier alvast wat tips.) Thematische beelden (bv. voor Pasen, de aankondiging van een infoavond … ) kan je vinden op heel wat gratis websites.

Hoe vaak moet je posten? 2 à 3 keer per week is voldoende; probeer deze posts te spreiden in de tijd.

Hoe komen we aan volgers?

  • Vermeld je Instagram (met een link of ‘@ + je gebruikersnaam’ op al je communicatie: flyers, affiches, je eigen magazine, een folder, uitnodigingen …
  • Volg zelf mensen en organisaties, zodat zij je (kunnen) terug volgen.
  • Gebruik brede hashtags, en tag mensen/plaatsen waar mogelijk.
  • Heb geduld; volgers komen meestal mondjesmaat.

Succes! Heb je hulp nodig? Mail naar charlotte.vandoren@kwb.be.

Een eigen afdelingsnieuwsbrief

Een regelmatige nieuwsbrief naar je leden is een uitstekend kanaal om hen op de hoogte te houden van het reilen en zeilen in je kwb-afdeling. Waarmee je zoal rekening moet houden bij het maken van zo’n nieuwsbrief, dat lees je hieronder!

Zorg voor afwisselende content

Een terugblik op een vorige activiteit, een aankondiging van een volgend evenement, belangrijke info een (bestuurs)lid in de kijker, nieuws uit je gemeente … Zorg voor een mix van verschillende soorten artikels. Neem zeker ook eens een kijkje in dit lijstje ideeën.

Gebruik beeld

Creëer wat ademruimte in je nieuwsbrief door bij sommige artikels een foto te zetten. Maak ze niet te groot, en zorg dat ze kleur heeft én bij het artikel past. Rechtenvrije foto’s vind je onder meer op deze websites.

Schrijf helder

Maak het de lezer ‘gemakkelijk’ door je teksten niet te complex te maken. Maak korte zinnen, gebruik voor actieve werkwoordsvormen, en ga voor positieve woorden. Meer schrijftips lezen?

Hou je informatie beperkt

Maak van je artikels geen halve boeken. Beter vat je de essentie samen, en link je dan door naar waar ze er meer over kunnen lezen, zien of horen: een Facebook-evenement, fotoalbum, website, flyer … Deze ‘call to actions’ of CTA’s laat je best extra opvallen, bijvoorbeeld door ze in het vet of in een andere kleur dan de tekst ervoor te zetten, ze op een aparte lijn te zetten en te centreren …

Denk na over de volgorde van je artikels

Het klinkt wellicht logisch, en dat is het ook: zet je belangrijkste artikels zo bovenaan mogelijk. Hou hierbij echter wel rekening met tip 1 én je lezer: jullie willen wellicht vooral toekomstige activiteiten in de kijker zetten, maar leden zijn misschien meer geïnteresseerd in foto’s van vorige activiteiten. Zorg dus dat je eerste vier artikels niet alleen maar promotie of droge info zijn, maar wissel af met luchtigere en/of kortere content.

Zorg voor een goede lay-out

Met een vast kleurenpalet en een leuk logo maak je je nieuwsbrief herkenbaar. Besteed ook aandacht aan het juiste lettertype en lettergrootte, denk je na hoe je titels laat opvallen en/of dingen extra in de kijker zet (een groter lettertype, een kadertje …) enzovoort. Lees meer over kleuren combineren.

Volg je cijfers op

Hoe vaak word je nieuwsbrief gelezen? Welke artikels het meest? Afhankelijk van hoe je je nieuwsbrief verstuurt (zie hieronder) kan je bepaalde cijfers raadplegen en analyseren, en je volgende nieuwsbrieven hierop aanpassen. Maar ook zonder deze gegevens kan je soms voorzichtige conclusies trekken. Krijg je binnen een paar uur na het uitsturen 20 aanmeldingen voor de uitstap die bovenaan stond? Dan werd je nieuwsbrief duidelijk gelezen.

Uitsmijter: hoe maak ik mijn nieuwsbrief? Uiteraard kan je ervoor opteer om een ‘gewone’ mail te sturen, maar je mogelijkheden zijn dan op heel wat vlakken beperkter. Foto’s kunnen verspringen, je kan geen cijfers raadplegen … Daarom is het aan te raden je nieuwsbrief via Korpus te versturen, of via een mailprogramma als Mailchimp (gratis tot 500 mailadressen). Wil je wel een gewone mail sturen, maar meer opties hebben qua opmaak, dan kan je bijvoorbeeld een pdf maken in Canva

Meer tips, hulp of feedback nodig? Mail naar charlotte.vandoren@kwb.be.

Drie manieren om Korpus te gebruiken als communicatiemiddel

Wellicht ken je Korpus vooral als ons ledenadministratieprogramma, maar wist je dat je Korpus ook kan gebruiken als communicatiemiddel? Om je website te bouwen, mailings te versturen, je activiteiten te promoten, sms-campagnes op te zetten… Dit kan je afdeling heel wat tijd en werk besparen (je hoeft bijvoorbeeld de info over je activiteiten slechts één keer in te geven) en verhoogt zo de promotiemogelijkheden voor je afdeling enorm!

Je afdelingswebsite

Via kwb heb je de mogelijkheid om een website te bouwen met een automatische koppeling tussen de gegevens in Korpus en je site. Een grote troef! Jullie bepalen zelf welke gegevens jullie op de site willen publiceren.

Webpagina’s

Een afdelingswebsite bestaat uit meerdere webpagina’s die je kan bereiken door op een koppeling in de navigatie te klikken. Websites op Korpus maken gebruik van twee soorten pagina’s:

  • Pagina’s die hun inhoud rechtstreeks uit Korpus halen, zoals je jaarprogramma of bestuursleden. Alle info die hier verschijnt, komt uit Korpus.
  • ‘Vrije’ pagina’s, die je volledig zelf kan invullen.

Je jaarprogramma

Via de navigatiekoppeling ‘Jaarprogramma’ kom je op een webpagina met daarop je volledige jaarprogramma. Als je niet wil dat je jaarprogramma op je site staat, kan je deze koppeling uitzetten.

Je activiteiten

Je krijgt ook de keuze welke activiteiten van je afdeling je wil tonen op de webpagina ‘Komende activiteiten’.

Je bestuur

Op de pagina ‘Wie zijn we?’ vind je een overzicht van je bestuur. Ook hier kan je kiezen wat je op de site toont. Zo kan je kiezen wie wel of niet op jullie site verschijnt, en met welke functies.

Een afdelingswebsite bestellen?
Dat kan door de volgende gegevens te mailen naar wouter.bartholomees@kwb.be: de naam van je afdeling, de naam van de persoon in jouw afdeling die verantwoordelijk wordt voor de site, en de naam van je afdeling zoals die in de URL moet komen (bv. www.kwb.be/haaltert).
Een Korpus-site kost 25 euro per jaar. De facturatie gebeurt via de afdelingsfactuur.

Nieuwsbrieven

Via Korpus heb je ook de mogelijkheid om digitale nieuwsbrieven te versturen naar iedereen waarvan het mailadres in Korpus zit.

Bestanden en aankondigingen meesturen

In je nieuwsbrief kan je bestanden meesturen, bijvoorbeeld je afdelingsblaadje of een uitnodiging voor een activiteit.
Je kan ook een aankondiging voor elke komende activiteit (die in Korpus staat) meesturen.

Verschillende doelgroepen bepalen

Je kan op verschillende manieren kiezen naar wie je je nieuwsbrief verstuurt. Je kan verzendlijsten aanmaken die je later kan hergebruiken. Zo kan je bijvoorbeeld enkel een nieuwsbrief sturen naar de deelnemers van je kookclub, of naar wie geïnteresseerd is in fietsen.

Overzicht van je nieuwsbrieven

Je kan steeds een overzicht zien van alle nieuwsbrieven die je verstuurde of bewaarde. Je kan zien naar hoeveel mailadressen een nieuwsbrief verstuurd werd, hoeveel keer hij geopend werd en hoeveel unieke lezers je hebt (ontvangers kunnen een nieuwsbrief immers ook meerdere keren openen).

Sms’en versturen

Met Korpus kan je ook groepssms’en versturen, al kan dit uiteraard enkel naar mensen van wie er een gsm-nummer in Korpus staat.
Net zoals bij de nieuwsbrieven kan je kiezen naar wie je een sms wil sturen en kan je een overzicht zien van alle verstuurde of bewaarde sms-campagnes.
Belangrijk: het versturen van sms’en via Korpus is niet gratis! Je betaalt 0,09 euro per sms, aangerekend via de afdelingsfactuur.

Een mini-communicatieplan maken

Om meer mensen naar je (open) activiteit of evenement te lokken, loont het om je communicatie erover iets gestructureerder aan te pakken dan je wellicht tot nu toe deed. Een klein communicatieplannetje, met daarin welke boodschap je wanneer via welk kanaal gaat verspreiden, is daarvoor zeer geschikt. En zo doe je het!

Stap 1: Bepaal wat je wil bereiken.

Voor welke activiteit of welk evenement wil je mensen warm maken? En wil je dat ze inschrijven, gewoon langskomen of op je website meer info gaan zoeken?

Stap 2: Wie is of zijn je doelgroep(en)?

Andere mensen vragen een andere aanpak. Je zal hen je activiteit of evenement anders moeten ‘verkopen’, en je bereikt ook niet iedereen via dezelfde kanalen. Wat is het publiek dat je wil aanspreken? Welke bezoekers of deelnemers zou je graag zien of je activiteit of evenement?

Stap 3: Welke boodschap voor welke mensen?

Als je je doelgroep(en) hebt vastgelegd, kan je je boodschap(pen) bepalen. Welke elementen licht je eruit? Voor een kookactiviteit kan je focussen op de gezelligheid, dat mensen er iets bij kunnen leren of dat er veel te smullen valt. Voor een gezinsfestival kan je zowel de kinderactiviteiten, de muziek(groepen) als de mooie omgeving uitspelen. Extra: denk ook na over de ‘tone of voice’ of stijl die je gebruikt en zorg dat ze bij de doelgroep past. Wil je jonge mensen bereiken? Dan gebruik je best geen ‘u’, ‘doch’ of ‘gelieve’.

Stap 4: Via welke kanalen kan je wie bereiken?

Affiches, flyers, Facebook, je website, Instagram, Uit in Vlaanderen … er zijn kanalen zat, en je bereikt niet met alle kanalen dezelfde mensen. Je website zal vooral door je eigen leden gezien worden, met affiches bereik je lokale gezinnen en via Uit in Vlaanderen verkondig je je activiteit of evenement aan de hele wereld.

Stap 5: Maak een plan.

Stel een tabelletje op waarin je al je communicatie-acties zet, liefst in chronologische volgorde. Dat kan er zo uitzien:

KanaalDoelgroepBoodschapDeadline
FlyersGezinnen uit de buurt 15/3
FacebookLeden en sympathisantenVoorstelling muziekgroep20/3
Facebook-advertentieGezinnen uit de ruime omgevingAlgemene beschrijving + toffe foto24/3
GemeentebladIedereen uit je gemeenteHet programma20/2

De timing van je communicatie-acties bepalen kan knap lastig zijn. Voor bijvoorbeeld het gemeenteblad zijn er uiteraard vaste deadlines, maar wanneer post je op Facebook of hang je een affiche op? Niet te vroeg, niet te laat. Veel hangt ook af van het moment waarop je activiteit of evenement plaatsvindt. Een wandeling in de drukke kerstperiode kondig je maar beter ruim op voorhand aan; voor een infoavond op een maandagavond in februari zou enkele weken op voorhand moeten volstaan.
Tip: moeten mensen inschrijven of een ticket kopen, zorg dan dat dit al kan op het moment dat je promotiecampagne begint!
Tip: hou rekening met eventuele levertijden voor bijvoorbeeld drukwerk. Je hebt dan twee deadlines: eentje voor het maken van de affiches, en eentje voor het ophangen.

Stap 5: Evalueer.

Hebben je communicatie-inspanningen opgeleverd? Waren er meer bezoekers of deelnemers? Neem zeker tijd om dit te even te analyseren; het kan je nuttige info opleveren voor je volgende communicatieplan.
Tip: vraag bij het onthaal aan je deelnemers of bezoekers via welk kanaal ze je evenement of activiteit gevonden hebben.

Leuke contentideeën voor Facebook

Om je Facebook-pagina levend en aantrekkelijk te houden zet je er best enkele keren per week een berichtje op. Elke keer inspiratie vinden is echter niet zo eenvoudig. Wij helpen je graag ook weg met 10 ideeën!

1. Een blik achter de schermen

Mensen zijn nieuwsgierig, én worden graag betrokken. Daarom is het leuk hen een blik achter de schermen te werpen: tijdens een vergadering, bij de opbouw van je ledenfeest of wandeling, tijdens het uitdelen van Raak of het voorbereiden van de quiz … De mogelijkheden zijn eindeloos!

2. Uit de oude doos

Ook een flinke portie nostalgie is altijd een winnaar. Duik dus eens in jullie fotoarchief en post regelmatig een foto van vroeger. Wie weet kan je er zelf een (tijdelijke) wekelijkse rubriek van maken?

3. Lid in de kijker

Een foto van een van je leden, met een kort woordje uitleg over hem/haar erbij, liefst uit zijn/haar eigen mond uiteraard. Je kan ook specifieker gaan en bijvoorbeeld naar een quote over kwb vragen, hun lievelingslied of -boek, hun favoriete kwb-herinnering … Zo leer je je leden elkaar nog wat beter kennen, voor (nog) meer samenhang in je afdeling. Ook dit is leuk om als vaste rubriek te doen. Uiteraard kan je ook je vrijwilligers (mee) in de kijker zetten.

4. Terugblik op je activiteiten

De kern van jullie kwb-afdeling zijn inderdaad jullie activiteiten. Een terugblik na afloop met wat foto’s en eventueel een link naar een verslagje op jullie website is dan ook sowieso een leuk bericht!

5. Inhakers

Ook met speciale dagen in het jaar kan je uiteraard iets doen. Wensen bij Moederdag, Kerstmis, Pasen … uiteraard, maar evengoed kan je op de ‘Dag van het positief denken’ een optimistische quote of je Facebook-pagina zetten, of op ‘Wereld veggie dag’ een vegetarisch recept delen.

6. Vragen of dilemma’s

Stel een vraag waarmee je reactie uitlokt. Je kan mensen vragen naar hun favoriete activiteit uit het voorbije jaar of waarnaar ze graag nog eens op uitstap zouden gaan, hen een dilemma voorleggen (wat als je …), een waar- of niet-waar-vraag (bv. over je afdeling) bedenken ….

7. Wist je dat …

Ook leuke, grappige of bijzondere wist-je-datjes doen het altijd goed.

8. Aankondigingen

Vergeet uiteraard niet om je Facebook-pagina ook als bron van informatie voor je leden te gebruiken. Kondig er dus ook zeker je activiteiten op aan (dit mag gerust meerdere keren!), evenementen van naburige afdelingen, dat er een nieuwe Raak is, nuttige of interessante info …

9. Raadsels of spelletjes

Mensen speuren graag. Ook een raadsel of spelletje is dus sowieso goed voor interactie!

10. Tips

Geef je leden (niet kwb-gerelateerde) tips voor bijvoorbeeld een gezinsuitstap, een lekker dessertje of een interessante podcast.

Extra tips!

1. Bedenk wat je als kwb’er zélf graag zou lezen, en op wat voor Facebook-berichten je zelf makkelijk reageert.
2. Breng in kaart welk soort berichten veel interactie (likes, reacties, delen) genereren. Je kan dit handmatig doen door naar de cijfers onder elk bericht te kijken, of je statistieken gebruiken. Onder ‘statistieken’  -> ‘inhoud’ vind je van elk bericht uit een zelf te bepalen periode de cijfers, die je ook kan sorteren op verschillende criteria (vb. meeste/minste vind-ik-leuks) én downloaden in een Excel. (Meer weten over werken met statistieken? Mail gerust naar raak@kwb.be.)
3. Maak een planning. Zo ben je zeker dat er regelmatig genoeg een berichtje verschijnt, dat het soort posts afwisselend is én dat je niks vergeet te vertellen. Wist je trouwens dat je via ‘planner’ berichten al kan maken en aangeven wanneer ze gepubliceerd moeten worden? Superhandig!

Waar moet je op letten voor een goed Facebook-bericht?

1. Voeg altijd een foto, video of visual toe.
2. Zorg dat je bericht kort is, maximaal zo’n 80 tekens, of de lengte van deze zin.
3. Maak je bericht zo actief mogelijk en spreek je lezer aan.
4. Ben je ergens op uitstap geweest, of werk je voor een activiteit samen met een organisatie? Tag hen zeker in je bericht. (Typ ‘@’ + de naam van hun Facebookpagina. Klik vervolgens op de pagina.)

Communiceren met je leden in tijden van corona

Blijven communiceren met je leden: het lijkt misschien wat nutteloos als je geen activiteit aan te kondigen hebt, geen foto’s van een voorbije uitstap om te delen, geen oproep naar helpende handen … Toch is het ook nu nog zinvol en zelfs nodig om in contact te blijven met je leden en van je te laten horen.

Je hebt immers altijd iets te vertellen, ook al liggen je onderwerpen nu misschien minder voor de hand. Wij geven je graag wat creatieve ideeën om je Facebook-pagina, nieuwsbrief of blaadje mee te vullen.

  • Foto’s uit de oude doos zijn ideaal om je leden te herinneren aan alle fijn kwb-momenten die ze al hebben meegemaakt, én hen te doen uitkijken naar wat komen gaat.
  • Zet eens een lid in de kijker: laat hen een ‘vriendenboekje’ invullen, enkele (corona)vragen beantwoorden, een (geschreven of video)dagboek bijhouden …. Je dit kan je ook met je bestuursleden doen, zodat je leden de mensen achter de activiteiten wat beter leren kennen.
  • Bezorg je leden een recept dat ze zo goed mogelijk moeten namaken. Vraag hen om een foto te bezorgen en zet deze in een volgende nieuwsbrief of Facebook-post.
  • Daag je leden uit om iets nieuws te leren: jongleren, tekenen, een lepeltje laten balanceren op hun neus …. Laat hen een foto of filmpje bezorgen van hun proces en/of eindresultaat en deel ze.
  • Maak een quiz die over meerdere dagen loopt. Stel bijvoorbeeld twee weken lang elke dag een vraag, waarvan met de beginletters van alle antwoorden een woord kan worden gevormd.
  • Vertel waar je achter de schermen mee bezig bent. Ook zo prikkel je leden en hou je ze betrokken bij je afdeling.
  • Vraag je leden na te denken over welke activiteiten zij na corona graag op het programma zouden zien.
  • Deel tips, leuke cartoons, opvallende nieuwtjes …

En last but not least: vraag regelmatig eens hoe het met je leden gaat! Stuur ze bijvoorbeeld een kaartje, of bel iedereen eens op.

Online vergaderen: zo doe je dat!

Als bestuur van een kwb-afdeling of andere vereniging heb je intussen elkaar al een hele tijd niet meer gezien, en wellicht blijft dat nog wel even zo. Om elkaar toch nog eens te horen, kan je een digitale vergadering overwegen. Niet evident, dat beseffen we, dus zetten we je graag op weg met tips en gratis platformen.

Welke gratis platformen kan je gebruiken?

Skype

  • Een app installeren of account aanmaken is niet nodig. Op https://www.skype.com/en/free-conference-call/ kan iedereen heel eenvoudig een meeting aanmaken en de link aan de deelnemers bezorgen. Die komen in de vergadering door simpelweg op de link te klikken en ‘Deelnemen als gast’ te kiezen.
  • De duur van je gesprek is onbeperkt.
  • Het is gratis.
  • Er kunnen tot vijftig mensen deelnemen.

Jitsi

  • Een app installeren of account aanmaken is niet nodig. Op https://meet.jit.si/ kan iedereen heel eenvoudig een meeting aanmaken en de link aan de deelnemers bezorgen.
  • De duur is onbeperkt.
  • Het is gratis.
  • Het aantal deelnemers is eveneens onbeperkt, maar vanaf 10 kan er wel kwaliteitsverlies zijn.

Zoom

  • Een app installeren is niet nodig.
  • Een account heb je enkel als organisator nodig. Deelnemers kunnen in de meeting komen door op de link te klikken die jij aanmaakt op zoom.us. Klik hiervoor in de rechterbovenhoek op ‘Host a meeting’.
  • De duur is beperkt tot 40 minuten (in de gratis versie).
  • Het aantal deelnemers is beperkt tot 100.

Google Hangouts

  • Een app installeren is niet nodig.
  • Een account heb je enkel als organisator nodig. Je kiest dan op https://hangouts.google.com/ voor ‘nieuw gesprek’, videogesprek en nodigt vervolgens deelnemers uit aan de hand van hun mailadres. Zij krijgen toegang tot de meeting door op de link te klikken die ze per mail ontvangen.
  • De duur is onbeperkt.
  • Het aantal deelnemers is beperkt tot 10.

Facebook messenger

  • Wie wil deelnemen heeft een Facebookaccount nodig.
  • Een vergadering beginnen doe je door een chatgroep met alle deelnemers te maken, en in dat venster op het camera-icoon te duwen.
  • De duur van je gesprek is onbeperkt.
  • Er kunnen tot vijftig mensen deelnemen.
  • De beeld- én geluidskwaliteit is vaak niet goed.

Facebook Rooms of ‘ruimtes’

  • Wie een ‘ruimte’ wil aanmaken, heeft een Facebookaccount nodig. Wie wil deelnemen, niet.
  • Een vergadering beginnen doe je door op je homepagina op ‘ruimte aanmaken’ te klikken. Vervolgens kan je mensen (waarmee je bevriend bent op Facebook) uitnodigen of de link delen (ook met mensen die geen Facebook-account hebben).
  • De duur van je gesprek is onbeperkt.
  • Er kunnen tot vijftig mensen deelnemen.

Google Meet

  • Wie wil deelnemen heeft een Gmail-account nodig.
  • Op https://apps.google.com/meet/ maak je met één klik maak je een link voor een vergadering, die je vervolgens kan delen.
  • Er kunnen tot honderd mensen deelnemen.
  • De duur van je gesprek is in de gratis versie beperkt tot 1 uur.

Onze favorieten? Skype en Zoom

Succes gegarandeerd met deze tips!

Begin bescheiden

  • Ga bij je eerste online vergadering voor één of twee agendapunten. Is je eerste poging succesvol, dan kan je de volgende keer uitbreiden.
  • Start met een rondje ‘oe ist’?’, waarin iedereen kort kan vertellen hoe hij/zij zich voelt.

Bereid je goed voor

  • Vraag iedereen om op tijd klaar te gaan zitten, liefst zo’n 10 minuten op voorhand. Hou er rekening mee dat het wel eens zou kunnen dat je vergadering iets later start dan je voorzien had. Ervaring leert dat het meestal enige tijd duurt voor iedereen geïnstalleerd is en alles werkt.
  • Zorg ervoor dat iedereen weet hoe de microfoon en/of camera af- of aangezet moet worden. Vraag hen dit op voorhand te testen. Hou eventueel zelfs een testgesprek.

Maak afspraken

  • Duid een gespreksleider aan die het woord kan geven aan iemand die zijn/haar hand opsteekt of iets moet vertellen.
  • Laat iedereen zijn/haar microfoon uitzetten als hij/zij niet aan het woord. Zo vermijd je storend achtergrondlawaai.
  • Zet de groepschat open. Hierin kan iedereen vragen stellen of opmerkingen geven terwijl iemand anders aan het woord is.

Wat met wie niet erg vertrouwd is met technologie?

  • Bied hen een hulplijn voor het uittesten van microfoon en camera.
  • Hou je vanaf een kwartiertje voor de start van de vergadering beschikbaar via telefoon en/of email voor wie (toch) niet online raakt.

Overtuigen kan je leren!

Leden werven, mensen betrekken, volk naar je activiteiten krijgen … mondelinge communicatie is er vaak een belangrijke factor in. Maar hoe overtuig je iemand om lid te worden of te blijven, zich in te schrijven voor je kookworkshop of een kijkje te komen nemen op je gezinsnamiddag? Wij geven je alvast acht belangrijke tips!

Let op hoe je overkomt.

Neem (non-verbaal) een open houding aan: hou je armen niet voor je lichaam, maar ernaast, of gebruik ze om je verhaal kracht bij te zetten. Maak ook oogcontact, recht je schouders, praat duidelijk en niet te snel, en tover een oprechte glimlach op je gezicht. Ook wanneer je belt – wat tijdens de coronacrisis wellicht het geval zal zijn – kan je door je stem opgewekt en zelfverzekerd overkomen (of net niet), en let je best (nog meer) op je manier van praten.

Pas je boodschap aan.

Met name aan je gesprekspartner: kent hij of zij kwb al? Welke info is nieuw voor hem/haar, en welke niet? Moet hij/zij nog helemaal overtuigd worden om lid te worden of mee te doen, of gewoon nog een klein drempeltje over? Hou hier rekening mee bij het brengen van je boodschap.

Heb aandacht voor de vorm van je verhaal.

Probeer daarnaast je fijne boodschap ook actief, eenvoudig en in positieve woorden te verpakken. Gebruik dus niet te vaak woorden als ‘niet’ of ‘geen’, vakjargon of ingewikkeld zinsconstructies.

Luister naar de ander.

Geef je gesprekspartner ruimte om vragen te stellen, en geef hem/haar ook ruimte om zijn/haar verhaal te vertellen. (Bijvoorbeeld bij nieuwe inwoners hoe ze in jullie gemeente terecht gekomen zijn.) Luister hierbij actief: een knikje of bevestigend hummetje toont je gesprekspartner dat je oprecht geïnteresseerd bent.
Vraag aan het einde van het gesprek ook zeker of er nog vragen zijn, zo weet je of je boodschap goed overkomen is en zorg je dat je gesprekspartner alle nodige info heeft.

Zet je argumenten (vooraf) op een rijtje.

‘Waarom? Daarom!’ zal helaas weinig mensen over de streep trekken. Vertel dus dat je kwb-afdeling een fijne, warme vereniging is, maar ook waarom: jullie zijn een hechte vriendengroep, hebben een leuk maandelijks tijdschrift, organiseren elke week een activiteit, hebben een gezellig lokaal, kunnen steeds op elkaar rekenen enzovoort. Neem de tijd om een lijstje van deze argumenten op te stellen.
Je mag hier zeker ook persoonlijke ervaring in betrekken, en vertellen wat kwb voor jou (al) heeft betekend.

Bereid je voor!

Uiteraard wil je graag overkomen als iemand die verstand heeft van kwb. Dat bén je uiteraard ook, maar door je verhaal goed voor te bereiden, vermijd je dat je dingen vergeet of niet goed uit je woorden komt.
Let bij je voorbereiding ook op opbouw en structuur van je verhaal of boodschap, en op duidelijkheid. Bedenk hierbij ook hoe je het gesprek gaat beginnen, en hou rekening met wat er fout zou kunnen gaan.

Doe eventueel al eens een proefgesprek met je partner, (klein)kind, kapper …

Voel je gesprekspartner aan.

Zo weet je het best welke aanpak zal werken? Emotionele argumenten bestrijd je niet met rationale argumenten, en omgekeerd. Wie de prijs te hoog vindt, moet je dus concreet vertellen wat hij of zij hiervoor terugkrijgt. Bij wie bang is dat hij of zij je activiteit(en) niet leuk zal vinden, pols je naar interesses en nodig je hem/haar uit op een activiteit die hierbij aansluit, of vertel je een mooi (niet te lang) verhaal uit je eigen kwb-tijd.

Geloof erin!

Wie niet overtuigd is van zichzelf zal ook niemand anders kunnen overtuigen. En hou ook vol: wie niet naar je gezinsnamiddag wil komen, kan je gerust een maand later uitnodigen voor een infoavond of wandeling.

Enquêtes en online formulieren: enkele tools

Of het nu gaat om inschrijvingen voor je jaarlijkse eetfestijn, de evaluatie van je quiz, de deelnemers aan je weekend hun zaterdagnamiddagactiviteit laten kiezen, of de je leden laten stemmen welke spreker je uitnodigt voor een infoavond: met een kleine enquête wordt het makkelijk, eerlijk(er) én overzichtelijk. Maar welke tools kan je er zoveel voor gebruiken? Wij zetten er enkele op een rijtje.

Google Forms

Met veel verschillende manieren om vragen te stellen – losse tekst, meerkeuze, aanvinken of kiezen uit een dropdownmenu – en andere mogelijkheden zoals afbeeldingen toevoegen, heeft Google Forms zowat alles dat je nodig kan hebben voor een formulier of enquête. Je kan invullers ook afhankelijk van hun antwoord naar een bepaalde sectie laten springen, of antwoorden in willekeurige volgorde laten verschijnen.
De tool is bovendien behoorlijk gebruiksvriendelijk (ook voor beginners), en enkel om een enquête aan te maken heb je een Google-account nodig.
De resultaten kan je bekijken in diagrammen, of downloaden als Excel.

Nadeel: de mogelijkheden voor het aanpassen van de vormgeving zijn zeer beperkt.

Start met Google Forms!

SurveyMonkey

Van deze tool is enkel de basisversie gratis, maar voor wie enkel eenvoudige enquêtes wil maken, biedt die genoeg. Je kan het soort vragen kiezen, verschillende bestanden (beeld, video) en links toevoegen, de kleur en grootte van je tekst kiezen … Je respondenten op basis van hun antwoord verder laten springen in de enquête is hiermee niet mogelijk.
Extra handig: tijdens het opstellen kan je al zien hoe je enquête er op verschillende schermen (computer, gsm, tablet) zal uitzien.
Ook bij SurveyMonkey moet je enkel om een enquête op te stellen een account aanmaken.
De enquête versturen kan je rechtstreeks vanuit SurveyMonkey doen, al kan je bijvoorbeeld een link of de enquête op je website zetten.

Nadeel: met de basisversie kan je de resultaten enkel binnen SurveyMonkey bekijken, en niet exporteren of downloaden.

Ga gratis aan de slag!

Doodle

Wie kent er Doodle niet, om ein-de-lijk met z’n negenen een datum te kunnen vastleggen? Maar wist je dat je het ook kan gebruiken voor hele korte enquêtes? Met de optie ‘Tekst’ kan je woorden of zinnen ingeven als antwoordopties. De vraag ‘Wie wil jij als optreden op ons ledenfeest?’ kan je dus ook in een Doodle steken.
Je hebt er geen account voor nodig, en het is snel geregeld. Mensen vragen om deel te nemen kan je binnen Doodle doen, of je kan een link opvragen.

Doodlen maar!

Extra!

Een bevraging over welke activiteiten je leden graag in het jaarprogramma zouden zien? Die staat al klaar! Met onze kwb-activiteitenpoll verwijder je eenvoudig activiteiten en voeg je er toe. Vervolgens bezorg je via mail, Facebook, je website … de link aan je leden en andere geïnteresseerden, en bekijk je eenvoudig de resultaten of download je ze om mee te nemen naar je bestuursvergadering.

Sms’en versturen met Korpus

Korpus heeft heel wat mogelijkheden om promotie te maken. Een daarvan is het versturen van sms’en, uiteraard enkel naar degenen van wie in Korpus een gsm-nummer zit én die toestemming gegeven hebben om sms’en te ontvangen. Elk lid kan dit aanpassen via www.kwb.be/mijngegevens.
Hoe je daaraan moet beginnen? Dat leggen we je graag stap voor stap uit.

1. Een sms-campagne starten

Klik in de menubalk in Korpus op ‘Sms management’ . Dit is het scherm waar je verstuurde sms-campagnes verschijnen. In het begin zal hier logischerwijs nog niks staan.

Om een nieuwe campagne te starten kies je ‘Toevoegen’. Nu kom je op het scherm waar je je campagne kan ingeven.

Op het eerste scherm moet je kiezen naar wie je een sms wil sturen. Je kan zowel individuele leden als groepen (vb. alle leden) kiezen.

2. Je tekst ingeven

Op het volgende tabblad ‘Inhoud’ kan je je sms een onderwerp geven (dat dan terug te vinden is in de lijst met verstuurde sms’en) en de tekst van je sms ingeven. Als dit gebeurd is, klik je op ‘Bewaren’ en ga je naar het tabblad ‘Uitvoering’.

3. Je sms versturen

Met de knop ‘Versturen’ verstuur je je sms.