Om meer mensen naar je (open) activiteit of evenement te lokken, loont het om je communicatie erover iets gestructureerder aan te pakken dan je wellicht tot nu toe deed. Een klein communicatieplannetje, met daarin welke boodschap je wanneer via welk kanaal gaat verspreiden, is daarvoor zeer geschikt. En zo doe je het!
Stap 1: Bepaal wat je wil bereiken.
Voor welke activiteit of welk evenement wil je mensen warm maken? En wil je dat ze inschrijven, gewoon langskomen of op je website meer info gaan zoeken?
Stap 2: Wie is of zijn je doelgroep(en)?
Andere mensen vragen een andere aanpak. Je zal hen je activiteit of evenement anders moeten ‘verkopen’, en je bereikt ook niet iedereen via dezelfde kanalen. Wat is het publiek dat je wil aanspreken? Welke bezoekers of deelnemers zou je graag zien of je activiteit of evenement?
Stap 3: Welke boodschap voor welke mensen?
Als je je doelgroep(en) hebt vastgelegd, kan je je boodschap(pen) bepalen. Welke elementen licht je eruit? Voor een kookactiviteit kan je focussen op de gezelligheid, dat mensen er iets bij kunnen leren of dat er veel te smullen valt. Voor een gezinsfestival kan je zowel de kinderactiviteiten, de muziek(groepen) als de mooie omgeving uitspelen. Extra: denk ook na over de ‘tone of voice’ of stijl die je gebruikt en zorg dat ze bij de doelgroep past. Wil je jonge mensen bereiken? Dan gebruik je best geen ‘u’, ‘doch’ of ‘gelieve’.
Stap 4: Via welke kanalen kan je wie bereiken?
Affiches, flyers, Facebook, je website, Instagram, Uit in Vlaanderen … er zijn kanalen zat, en je bereikt niet met alle kanalen dezelfde mensen. Je website zal vooral door je eigen leden gezien worden, met affiches bereik je lokale gezinnen en via Uit in Vlaanderen verkondig je je activiteit of evenement aan de hele wereld.
Stap 5: Maak een plan.
Stel een tabelletje op waarin je al je communicatie-acties zet, liefst in chronologische volgorde. Dat kan er zo uitzien:
| Kanaal | Doelgroep | Boodschap | Deadline |
| Flyers | Gezinnen uit de buurt | 15/3 | |
| Leden en sympathisanten | Voorstelling muziekgroep | 20/3 | |
| Facebook-advertentie | Gezinnen uit de ruime omgeving | Algemene beschrijving + toffe foto | 24/3 |
| Gemeenteblad | Iedereen uit je gemeente | Het programma | 20/2 |
| … | … | … | … |
De timing van je communicatie-acties bepalen kan knap lastig zijn. Voor bijvoorbeeld het gemeenteblad zijn er uiteraard vaste deadlines, maar wanneer post je op Facebook of hang je een affiche op? Niet te vroeg, niet te laat. Veel hangt ook af van het moment waarop je activiteit of evenement plaatsvindt. Een wandeling in de drukke kerstperiode kondig je maar beter ruim op voorhand aan; voor een infoavond op een maandagavond in februari zou enkele weken op voorhand moeten volstaan.
Tip: moeten mensen inschrijven of een ticket kopen, zorg dan dat dit al kan op het moment dat je promotiecampagne begint!
Tip: hou rekening met eventuele levertijden voor bijvoorbeeld drukwerk. Je hebt dan twee deadlines: eentje voor het maken van de affiches, en eentje voor het ophangen.
Stap 5: Evalueer.
Hebben je communicatie-inspanningen opgeleverd? Waren er meer bezoekers of deelnemers? Neem zeker tijd om dit te even te analyseren; het kan je nuttige info opleveren voor je volgende communicatieplan.
Tip: vraag bij het onthaal aan je deelnemers of bezoekers via welk kanaal ze je evenement of activiteit gevonden hebben.
