Als bestuur van een kwb-afdeling of andere vereniging heb je intussen elkaar al een hele tijd niet meer gezien, en wellicht blijft dat nog wel even zo. Om elkaar toch nog eens te horen, kan je een digitale vergadering overwegen. Niet evident, dat beseffen we, dus zetten we je graag op weg met tips en gratis platformen.

Welke gratis platformen kan je gebruiken?

Skype

• Een app installeren of account aanmaken is niet nodig. Op https://www.skype.com/en/free-conference-call/ kan iedereen heel eenvoudig een meeting aanmaken en de link aan de deelnemers bezorgen. Die komen in de vergadering door simpelweg op de link te klikken en ‘Deelnemen als gast’ te kiezen.
• De duur van je gesprek is onbeperkt.
• Het is gratis.
• Er kunnen tot vijftig mensen deelnemen.

Jitsi

• Een app installeren of account aanmaken is niet nodig. Op https://meet.jit.si/ kan iedereen heel eenvoudig een meeting aanmaken en de link aan de deelnemers bezorgen.
• De duur is onbeperkt.
• Het is gratis.
• Het aantal deelnemers is eveneens onbeperkt, maar vanaf 10 kan er wel kwaliteitsverlies zijn.

Zoom

• Een app installeren is niet nodig.
• Een account heb je enkel als organisator nodig. Deelnemers kunnen in de meeting komen door op de link te klikken die jij aanmaakt op zoom.us. Klik hiervoor in de rechterbovenhoek op ‘Host a meeting’.
• De duur is beperkt tot 40 minuten (in de gratis versie).
• Het aantal deelnemers is beperkt tot 100.

Google Hangouts

• Een app installeren is niet nodig.
• Een account heb je enkel als organisator nodig. Je kiest dan op https://hangouts.google.com/ voor ‘nieuw gesprek’, videogesprek en nodigt vervolgens deelnemers uit aan de hand van hun mailadres. Zij krijgen toegang tot de meeting door op de link te klikken die ze per mail ontvangen.
• De duur is onbeperkt.
• Het aantal deelnemers is beperkt tot 10.

Facebook messenger

• Wie wil deelnemen heeft een Facebookaccount nodig.
• Een vergadering beginnen doe je door een chatgroep met alle deelnemers te maken, en in dat venster op het camera-icoon te duwen.
• De duur van je gesprek is onbeperkt.
• Er kunnen tot vijftig mensen deelnemen.
• De beeld- én geluidskwaliteit is vaak niet goed.

Facebook Rooms of ‘ruimtes’

• Wie een ‘ruimte’ wil aanmaken, heeft een Facebookaccount nodig. Wie wil deelnemen, niet.
• Een vergadering beginnen doe je door op je homepagina op ‘ruimte aanmaken’ te klikken. Vervolgens kan je mensen (waarmee je bevriend bent op Facebook) uitnodigen of de link delen (ook met mensen die geen Facebook-account hebben).
• De duur van je gesprek is onbeperkt.
• Er kunnen tot vijftig mensen deelnemen.

Google Meet

• Wie wil deelnemen heeft een Gmail-account nodig.
• Op https://apps.google.com/meet/ maak je met één klik maak je een link voor een vergadering, die je vervolgens kan delen.
• Er kunnen tot honderd mensen deelnemen.
• De duur van je gesprek is in de gratis versie beperkt tot 1 uur.

Onze favorieten? Skype en Zoom

Succes gegarandeerd met deze tips!

Begin bescheiden

• Ga bij je eerste online vergadering voor één of twee agendapunten. Is je eerste poging succesvol, dan kan je de volgende keer uitbreiden.
• Start met een rondje ‘oe ist’?’, waarin iedereen kort kan vertellen hoe hij/zij zich voelt.

Bereid je goed voor

• Vraag iedereen om op tijd klaar te gaan zitten, liefst zo’n 10 minuten op voorhand. Hou er rekening mee dat het wel eens zou kunnen dat je vergadering iets later start dan je voorzien had. Ervaring leert dat het meestal enige tijd duurt voor iedereen geïnstalleerd is en alles werkt.
• Zorg ervoor dat iedereen weet hoe de microfoon en/of camera af- of aangezet moet worden. Vraag hen dit op voorhand te testen. Hou eventueel zelfs een testgesprek.

Maak afspraken

• Duid een gespreksleider aan die het woord kan geven aan iemand die zijn/haar hand opsteekt of iets moet vertellen.
• Laat iedereen zijn/haar microfoon uitzetten als hij/zij niet aan het woord. Zo vermijd je storend achtergrondlawaai.
• Zet de groepschat open. Hierin kan iedereen vragen stellen of opmerkingen geven terwijl iemand anders aan het woord is.

Wat met wie niet erg vertrouwd is met technologie?

• Bied hen een hulplijn voor het uittesten van microfoon en camera.
• Hou je vanaf een kwartiertje voor de start van de vergadering beschikbaar via telefoon en/of email voor wie (toch) niet online raakt.

Leden werven, mensen betrekken, volk naar je activiteiten krijgen … mondelinge communicatie is er vaak een belangrijke factor in. Maar hoe overtuig je iemand om lid te worden of te blijven, zich in te schrijven voor je kookworkshop of een kijkje te komen nemen op je gezinsnamiddag? Wij geven je alvast acht belangrijke tips!

Let op hoe je overkomt.

Neem (non-verbaal) een open houding aan: hou je armen niet voor je lichaam, maar ernaast, of gebruik ze om je verhaal kracht bij te zetten. Maak ook oogcontact, recht je schouders, praat duidelijk en niet te snel, en tover een oprechte glimlach op je gezicht. Ook wanneer je belt – wat tijdens de coronacrisis wellicht het geval zal zijn – kan je door je stem opgewekt en zelfverzekerd overkomen (of net niet), en let je best (nog meer) op je manier van praten.

Pas je boodschap aan.

Met name aan je gesprekspartner: kent hij of zij kwb al? Welke info is nieuw voor hem/haar, en welke niet? Moet hij/zij nog helemaal overtuigd worden om lid te worden of mee te doen, of gewoon nog een klein drempeltje over? Hou hier rekening mee bij het brengen van je boodschap.

Heb aandacht voor de vorm van je verhaal.

Probeer daarnaast je fijne boodschap ook actief, eenvoudig en in positieve woorden te verpakken. Gebruik dus niet te vaak woorden als ‘niet’ of ‘geen’, vakjargon of ingewikkeld zinsconstructies.

Luister naar de ander.

Geef je gesprekspartner ruimte om vragen te stellen, en geef hem/haar ook ruimte om zijn/haar verhaal te vertellen. (Bijvoorbeeld bij nieuwe inwoners hoe ze in jullie gemeente terecht gekomen zijn.) Luister hierbij actief: een knikje of bevestigend hummetje toont je gesprekspartner dat je oprecht geïnteresseerd bent.
Vraag aan het einde van het gesprek ook zeker of er nog vragen zijn, zo weet je of je boodschap goed overkomen is en zorg je dat je gesprekspartner alle nodige info heeft.

Zet je argumenten (vooraf) op een rijtje.

‘Waarom? Daarom!’ zal helaas weinig mensen over de streep trekken. Vertel dus dat je kwb-afdeling een fijne, warme vereniging is, maar ook waarom: jullie zijn een hechte vriendengroep, hebben een leuk maandelijks tijdschrift, organiseren elke week een activiteit, hebben een gezellig lokaal, kunnen steeds op elkaar rekenen enzovoort. Neem de tijd om een lijstje van deze argumenten op te stellen.
Je mag hier zeker ook persoonlijke ervaring in betrekken, en vertellen wat kwb voor jou (al) heeft betekend.

Bereid je voor!

Uiteraard wil je graag overkomen als iemand die verstand heeft van kwb. Dat bén je uiteraard ook, maar door je verhaal goed voor te bereiden, vermijd je dat je dingen vergeet of niet goed uit je woorden komt.
Let bij je voorbereiding ook op opbouw en structuur van je verhaal of boodschap, en op duidelijkheid. Bedenk hierbij ook hoe je het gesprek gaat beginnen, en hou rekening met wat er fout zou kunnen gaan.

Doe eventueel al eens een proefgesprek met je partner, (klein)kind, kapper …

Voel je gesprekspartner aan.

Zo weet je het best welke aanpak zal werken? Emotionele argumenten bestrijd je niet met rationale argumenten, en omgekeerd. Wie de prijs te hoog vindt, moet je dus concreet vertellen wat hij of zij hiervoor terugkrijgt. Bij wie bang is dat hij of zij je activiteit(en) niet leuk zal vinden, pols je naar interesses en nodig je hem/haar uit op een activiteit die hierbij aansluit, of vertel je een mooi (niet te lang) verhaal uit je eigen kwb-tijd.

Geloof erin!

Wie niet overtuigd is van zichzelf zal ook niemand anders kunnen overtuigen. En hou ook vol: wie niet naar je gezinsnamiddag wil komen, kan je gerust een maand later uitnodigen voor een infoavond of wandeling.