Voordat je halsoverkop aan het schrijven of lay-outen gaat, loont het eerst je agenda vast te pakken. Want goed communiceren = aandacht voor je doelgroep hebben = anders en meer doen. Daarbij is het handig om wat vooruit te plannen. Communicatie-professionals maken hiervoor een mediaplan, gaande van een simpele Excel-tabel, tot uitgebreide webtools en software.

Binnen je kwb-afdeling zijn er meerdere mensen bezig zijn met promotie, en dat vergt wel wat afstemming? Je wil ervoor wil zorgen dat je geen deadlines mist? Lijst dan best alles op in een handig overzicht.

Je kwb-afdeling heeft intussen beslist:

• met welke activiteiten ze haar gezicht wil tonen in de buurt?

• welke doelgroepen ze daarmee wil bereiken?

• welk budget er voorhanden is en hoeveel tijd je in de promotie kan investeren?

Goed zo, dan gaan we nu aan het plannen. Zelf van nul een mediaplan maken kan tamelijk ingewikkeld lijken. Om je op pad te helpen geven we je enkele mogelijkheden en tools.

Je kan een communicatieplan voor het hele kalenderjaar maken. Of je pakt het eerder op projectbasis aan, en maakt een mediaplan voor één of enkele activiteiten. Hierbij een fictief voorbeeld van een Excel mediaplan op projectbasis:

Mediaplan op projectbasis – klik hier

Voor het gros van de kwb-afdelingen vormt een dergelijke tabel al een handig werkinstrument en geheugensteuntje. Voor wie het wat technischer mag zijn (en/of iets mag kosten), bestaan er ook specifieke webplatformen en software voor projectbeheer.

• Zo is er GanttProject, een open source (gratis) programma waarin je tijdlijnen kan aanmaken.

• Ook Office Timeline (integratie in Powerpoint) biedt heel wat functionaliteiten. Er is een gratis versie, maar wil je alle opties gebruiken betaal je daarvoor.

• En voor wie het echt “state of the art” mag zijn: Dapulse. Een professionele (betalende) mediaplanner.

Een mediaplan… Probeer eens iets anders, plan het, en maak daar goede afspraken over. Je zal verbaasd zijn van wat je met die kleine stapjes kan bereiken!