De praktijk leert dat er drie grote soorten persberichten zijn: de aankondigingen, de verslagen en de berichten die een echt nieuwsfeit bevatten.

Aankondiging

De meeste persberichten die je als kwb-groep verstuurt, zijn aankondigingen. In de regel zal het dan gaan om activiteiten waar ook niet-leden welkom zijn.
Verstuur je uitnodiging ruim op voorhand. Zeker voor weekbladen liggen de deadlines voor de ‘kalenders’ vaak tien dagen voor verschijningsdatum. Als je hoopt om op je activiteit veel volk te krijgen, stuur je het best twee tot drie weken voor de activiteit plaatsvindt een bericht. Voor kranten is het geen slecht idee om een vijftal dagen voor de activiteit nog eens een reminder te sturen. Voeg een foto bij je bericht. Een groepsfoto van de medewerkers, of een sfeerfoto van vorig jaar bijvoorbeeld. Zet altijd mensen op je foto. Dat verhoogt de kans dat je bericht wordt opgenomen.

Verslag

Soms is het interessanter om pas na een activiteit een persbericht te versturen. Wanneer de activiteit enkel voor leden was, bijvoorbeeld. In die gevallen kun je een foto (of meerdere) sturen naar je perscontacten. Laat hier vooral de beelden spreken. Een ellenlang verslag is niet nodig: vaak kiezen kranten ervoor om de foto te brengen met een onderschrift van hooguit een zestal zinnen. Zorg voor ‘menselijke’ foto’s, beelden die actie en dynamiek uitstralen.
Opgelet, een verslag is geen dankbetuiging aan alle mensen die hebben meegeholpen, en het overstijgt ook het anekdotische niveau. Mensen in de bloemetjes zetten doe je best in je interne communicatie. Zorg dat wie er niet bij was, of wie geen kwb’er is, ook iets heeft aan het verslag.
Wat het wel goed doet in een verslag, zijn cijfers. Aantal deelnemers, de opbrengst van een benefiet … Als dat kan, verwijs dan in je verslag naar een volgende activiteit – op voorwaarde dat die enigszins verband houdt met het bericht.

Nieuwsfeit

Als kwb-groep denk je niet zo vaak ‘hard nieuws’ te melden te hebben. En toch. Een nieuwe voorzitter of een jubileum zijn allicht de meest frequente ‘nieuwsberichten’. Ook een chequeoverhandiging aan een goed doel is een dankbaar onderwerp, of de jaarlijkse bouw van een bijzondere kerststal. Zwerfvuilacties of acties rond veilige schoolomgevingen bieden ook stof tot een persbericht.
Alvast deze tip: blader eens door de kranten en weekbladen. Welke artikels staan erin? Hoe vaak komt jouw gemeente aan bod? Zie je berichten van en over andere verenigingen? Met welk ‘nieuws’ en met welke foto’s halen zij de krant? Dat is een goede leerschool, en het geeft een indicatie over wat jij als kwb-groep kunt verwachten.